En un escenario de fiscalización cada vez más digital y remota, contar con la documentación adecuada y organizada es fundamental para toda empresa. La falta de documentos puede generar reparos tributarios incluso cuando las operaciones hayan sido reales.
Entre los documentos más importantes se encuentra la ficha RUC actualizada, la cual debe reflejar correctamente la actividad económica, el domicilio fiscal y los representantes legales. Un RUC desactualizado puede generar contingencias administrativas y problemas de notificación.
Asimismo, es indispensable contar con contratos con clientes y proveedores, ya que estos permiten acreditar las condiciones y la realidad de las operaciones. SUNAT suele solicitar estos documentos para verificar la coherencia entre los servicios contratados, los comprobantes de pago y los montos involucrados.
Los comprobantes de pago emitidos y recibidos, junto con los libros contables y registros electrónicos, constituyen la base del sustento tributario. Estos documentos deben estar correctamente emitidos, registrados dentro de los plazos legales y conservados de manera ordenada.
Los estados de cuenta bancarios y otros documentos que acrediten el uso de medios de pago son igualmente relevantes, ya que permiten a SUNAT verificar la trazabilidad del dinero y la fehaciencia de las operaciones.
Finalmente, toda empresa debe conservar el sustento de gastos y activos, así como las declaraciones juradas presentadas, incluyendo sus constancias de envío y pago. Una adecuada conservación documental no solo facilita la atención de una fiscalización, sino que constituye la principal defensa del contribuyente frente a observaciones de SUNAT.